سه ریسک عمده در انجام فعالیتهای واحد خدمات
مهندسی عبارتند از :
1-عدم استفاده از یک برنامه زمانبندی
مناسب برای فعالیتهای مهندسی و پیامد آن عدم آگاهی نسبت به زمانهای برنامه ریزی
شده برای شروع و خاتمه تولید مدارک.
2-کمبود نیروی متخصص لازم برای انجام
فعالیتهای مهندسی در زمانهای تخصیص داده شده برای تولید مدارک.
3-عدم دقت لازم در تولید مدارک مطابق
خواسته های قرارداد که موجب رفت و برگشت های متعدد برای تائید می گردد.
لذا بمنظور کاهش احتمال وقوع و نیز کاهش
تاثیرات این ریسکها برفعالیتهای پروژه ، دستورالعمل ها برای کنترل فعالیتهای واحد
خدمات مهندسی تدوین می شود.
دستورالعمل کنترل فعالیتهای مهندسی:
پس از تهیه لیست تمامی مدارکی که باید
در واحد خدمات مهندسی برای یک پروژه تهیه گردد(MDR) یک زمان اولیه به آنها اختصاص داده و بر
اساس روابط پیش نیازی اقدام به تهیه یک برنامه زمانبندی مینماییم. این برنامه
زمانبندی می بایستی با زمانهای فعالیتهای مرتبط در آخرین برنامه مصوب بهنگام شده
پروژه اصلاح و پس از دادن منابع به فعالیتهای آن(نفر-ساعت تخصص ها) بمنظور تائید
برای مدیر پروژه ارسال گردد.پس از تائید این برنامه زمانبندی توسط مدیر پروژه
،زمانها و منابع فعالیتهای آن استخراج شده و جدول MDL(Master
Documents list پروژه بر اساس آن تکمیل می شود.پروسه بهنگام کردن برنامه
زمانبندی تفصیلی مهندسی هر دوهفته یکبار با استفاده از آخرین وضعیت تولید مدارک
انجام شده و جدول MDL
مربوطه بهنگام می شود.
نکته: در برنامه زمانبندی ، هر فعالیت یک زمان شروع و یک زمان
خاتمه دارد.در مورد فعالیتهای تولید مدارک مهندسی زمان شروع یعنی آغاز زمان تولید
مدرک و زمان خاتمه فعالیت یعنی زمان تصویب مدرک.برای تمامی مدارک تولیدی که نیاز
به تائید دارند فعالیتی بنام "بررسی و تائید توسط مشاور" ایجاد کرده و
مدت زمان آن را با توجه به تمامی مراحل مختلف بررسی مدرک نظیر AFC,IFA,IFC تعیین می کنیم. (معمولا در هنگام تدوین
برنامه زمانبندی تفصیلی این مدت برای مدارک مشخص می شود ).گرچه در جداول MDL معمولا تمامی این زمانها ثبت نمی گردد
اما ثبت زمانها زیر در جداول ضروری است .
1- زمان پیش بینی شده آغاز تولید مدرک که از
آخرین برنامه بهنگام شده زمانبندی تفصیلی مهندسی استخراج می گردد.
2- زمان واقعی شروع تولید مدرک که مسئول کنترل
پروژه از مدیر پروژه مهندسی بصورت ادواری دریافت می نماید.
3- زمان پیش بینی پایان تولید مدرک (زمان تصویب
مدرک) که از آخرین برنامه بهنگام شده زمانبندی تفصیلی مهندسی استخراج می گردد.
4- زمان واقعی پایان تولید مدرک (زمان تصویب
مدرک) که مسئول کنترل پروژه از مدیر پروژه مهندسی بصورت ادواری دریافت می نماید.
5- برای هر کدام از مراحل AFC,IFA,IFC در جدول MDL یک ستون برای تاریخ پایان این مراحل در نظر
گرفته و این ستونها بصورت ادواری تکمیل می شود.
مسئول
کنترل پروژه مهندسی هر دوهفته گزارشی را تهیه کرده و به مدیر پروژه مهندسی می دهد
مثل
مدارکی که می بایستی طی 2 هفته آینده تولیدشان آغاز
گردد.
بمنظور کنترل منابع
مورد نیاز برای اجرای فعالیتهای مهندسی ، بخش مهندسی هر ماه بر اساس آخرین برنامه
زمانبندی بهنگام شده تمامی پروژه های جاری خود اقدام به تهیه جدولی میکنه که در هر
دیسیپلین برای هر پروژه چند نفر/ساعت مورد نیاز هست
